En règle générale, les entreprises ne tirent pas pleinement parti de tous les avantages qu’offre une solution QMS, car elles s’appuient sur des processus manuels dépassés.
La plupart des entreprises ont pour habitude de conserver tous les dossiers liés à leur système de qualité dans des armoires, des classeurs ou sur des disques durs locaux. Les réglementations industrielles étant de plus en plus strictes, elles doivent élaborer et tenir à jour une documentation encore plus volumineuse pour prouver leur conformité. Face à l’augmentation de la quantité de dossiers, conserver, assurer le suivi et mettre à jour des documents papier devient trop coûteux et chronophage. La démocratisation du télétravail complique d’autant plus la tâche : il est presque impossible de conserver des documents papier de façon centralisée et de s’assurer que tout le monde travaille à partir de la dernière version.
Il en résulte des erreurs et un manque de traçabilité qui empêchent les entreprises d’atteindre leurs objectifs de qualité et de commercialiser leurs produits dans les délais initialement prévus.